ReferatFolder.Org.Ua — Папка українських рефератів!


Загрузка...

Головна Діловодство. Бібліотечна справа → Мова ділової документації

Реферат на тему:

Мова ділової документації

  1. Особливості писемного ділового мовлення

Специфіка писемного ділового мовлення полягає в тому, що воно є вторинним стосовно усного. Писемне виникло пізніше від усного і спирається на нього, як на своє джерело.

Писемне мовлення має вироблену систему графічних знаків. Крім літер українського алфавіту, у ньому використовуються різні наукові символи, умовні позначки, схеми, малюнки тощо. Це дає можливість фіксувати інформацію і з допомогою різних технічних засобів забезпечує збереження та відтворення мовлення у просторі й часі. Написаний текст можна при необхідності перечитати, виправити, поліпшити, змінити.

Писемне мовлення відзначається більш суворою регламентацією, ніж усне. Особливо високі вимоги ставляться до мови ділових паперів. Загальнообов\'язкові норми графіки, орфографії та пунктуації у писемних текстах ділового стилю підсилюються строгими правилами побудови ділових документів, зокрема правилами вживання стійких словосполучень, вибору лексичних одиниць тощо.

У писемному діловому мовленні особливо чітко проявляється диференціація текстів за сферами спілкування. Так, деякі тексти існують лише у письмовій формі, а інші можуть читатися вголос. Напр., резолюція, наказ, акт можуть бути зачитані, а накладна, квитанція, розписка чинні лише у писемній формі.

Основними рисами офіційно-ділового мовлення є стандартизованість, нейтральний тон мовлення, чіткість і точність висловлювання; лаконічність, стислість і послідовність викладу фактів; документальність, наявність реквізитів, які мають певну черговість; сувора регламентація тексту (виділення параграфів, пунктів, підпунктів); відсутність індивідуальних авторських мовних ознак.

2. Документ як основний вид офіційно-ділового стилю

Основним видом писемного ділового мовлення є документ.

Документ – це діловий папір, оформлений у заведеному порядку, що фіксує і передає інформацію, підтверджує її достовірність та об\'єктивність і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу [144, 17]. Організація роботи з документами та діяльність щодо їх створення називається діловодством.

Документи виконують різні функції. До загальних їх функцій належить інформаційна (документ зберігає інформацію), соціальна (документ є соціально значущим об\'єктом), комунікативна (документ є засобом закріплення та передання культурних традицій).

Специфічними функціями документа є правова (документ є засобом закріплення і зміни правових норм та відносин у суспільстві), управлінська (документ виступає інструментом управління), історична (документ є джерелом історичних відомостей про розвиток суспільства).

Будь-який документ є складовою частиною системи документації.

Система документації – це сукупність певних документів, взаємопов\'язаних за ознаками походження, призначення, виду, сфери діяльності та єдиних вимог до їх оформлення.

Документація містить такі складові частини: документи щодо особового складу, довідково-інформаційні документи, обліково-фінансові документи, організаційні документи, розпорядчі документи. Є ще спеціалізована документація, яка стосується певного виду чи окремої сфери діяльності, напр., документи з організації зовнішньоекономічної діяльності, документи з господарської діяльності.

3. Критерії класифікації документів

Основною класифікаційною ознакою документа є зміст, тобто відношення зафіксованої у ньому інформації до предмета чи напряму діяльності. З урахуванням цього визначають різні види документів при їх класифікації, а саме:

  • за найменуванням (заява, лист, довідка, положення тощо);

  • за походженням (службові, що створюють організації, підприємства і службові особи, які їх представляють, та особисті, що створюють окремі особи поза сферою їх службової діяльності);

  • за місцем виникнення (внутрішні, які мають чинність лише в організації, установі чи на підприємстві, де їх складено, і зовнішні, що є результатом спілкування установи з іншими організаціями, підприємствами);

  • за напрямком (вхідні, які надходять до закладу, і вихідні, що адресовані за межі установи, організації);

  • за формою (стандартні, які мають однакову форому, заповнюються у певній послідовності і за суворо визначеними правилами, та нестандартні, що створюються у кожному конкретному випадку для розв\'язання окремих ситуацій, друкуються або пишуться від руки);

  • за строками виконання (звичайні, які виконуються у порядку загальної черги, термінові зі встановленим строком виконання і дуже термінові з позначенням „дуже терміново\");

  • за ступенем гласності (несекретні, які призначаються для загального службового користування, і секретні, що мають позначку „секретно\");

  • за терміном зберігання (тимчасові – до 10 років, тривалі – понад 10 років і постійні);

  • за складністю (прості, які відображають одне питання, і складні, що розкривають декілька питань);

  • за технікою відтворення (рукописні і відтворені механічно);

  • за носієм інформації (оформлені на папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці, перфострічці, дискеті);

  • за стадіями створення (оригінал – первинний і основний вид документа, копія – точне відтворення оригіналу з поміткою „копія\", витяг – відтворення частини документа і дублікат – поновлення документа у випадку його втрати).

Документи повинні бути достовірними і відповідати завданням керівництва, тобто базуватися на фактах, містити конкретні і реальні пропозиції або вказівки. Вони не можуть суперечити діючому законодавству і директивним вказівкам керівних органів.

4. Правила складання та оформлення документів

Документи складаються з реквізитів. Реквізити – це структурні елементи документа, які поділяються на постійні і змінні. Постійні друкують при виготовленні документа, а змінні фіксують на ньому у процесі заповнення. Сукупність реквізитів, розміщених у встановленій послідовності, називається формуляром. Кожний вид документа має свій формуляр. Аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію, називається бланком.

Кількість реквізитів у документах не однакова. Вона визначається видом, змістом та призначенням документа. Кожному реквізиту відведено певне місце. Це робить документи зручними для зорового сприйняття, полегшує їх опрацювання.

Держстандарт встановлює максимальний склад реквізитів (31 елемент) і певний порядок розміщення їх у документах: державний герб; емблема організації чи підприємства; зображення державних нагород; код підприємства, установи, організації; код форми документа; назва міністерства або відомства, якому підпорядковується установа; повна назва установи, організації або підприємства – автора документа; назва структурного підрозділу; індекс підприємства зв\'язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпу, номер телефону, номер рахунку у банку; назва виду документа; дата; індекс; посилання на індекс та дату вхідного документа; місце укладання чи видання; гриф обмеження доступу до документа; адресат; гриф затвердження; резоляція; заголовок до тексту; відмітка про контроль; текст; відмітка про наявність додатка; підпис; гриф узгодження; віза; печатка; відмітка про засвідчення копії; прізвище виконавця та номер його телефону; відмітка про виконання документа й скерування його до справи, відмітка про перенесення даних на машинний носій; відмітка про надходження.